Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству). Ремонт, дизайн, мебель, строительство, инструкции Инструкция специалиста документационного обеспечения управления

Скачать должностную
инструкцию документовода (.doc, 96КБ)

I. Общие положения

Документовед относится к категории специалистов.
На должность:
- документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
- документоведа II категории — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
- документоведа I категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится
Документовед должен знать:
1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
2. 4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
3. 4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
4. 4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
5. 4.5. Организацию архивного дела.
6. 4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
7. 4.7. Основы программирования.
8. 4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
9. 4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
10. 4.10. Документообразование.
11. 4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
12. 4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
13. 4.14. Законодательство о труде.
14. 4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
15. 4.16. Правила и нормы охраны труда.
На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Документовед:

Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
Осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.
Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
Организует внедрение систем ведения документации.
Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Документовед вправе:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Документовед несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

ИНСТРУКЦИЯ

ДОКУМЕНТОВЕДА


наименование учреждения,

организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	УТВЕРЖДАЮ

	(директор; иное должностное лицо,

00.00.0000№ 00	уполномоченное утверждать

документоведа	должностную инструкцию)

	(подпись)	(фамилия, инициалы)
	00.00.0000

I. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. На должность:

Документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

Документоведа II категории - назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

Документоведа I категории - лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится

приказом директора предприятия по представлению
	(начальника отдела

документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного

лица)

4. Документовед должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.

4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.

4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.

4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.

4.5. Организацию архивного дела.

4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.

4.7. Основы программирования.

4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.

4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.

4.10. Документообразование.

4.11.

4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

4.14. Законодательство о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и нормы охраны труда.

4.17.

5. Документовед подчиняется непосредственно
	(начальнику отдела документационного

обеспечения; заведующему канцелярией; иному должностному лицу)

6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.

3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.

5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

6. Организует внедрение систем ведения документации.

7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.

12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Документовед вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).

6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Документовед несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.


Руководитель структурного подразделения
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
		00.00.0000

СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела

(подпись)	(фамилия, инициалы)
00.00.0000

С инструкцией ознакомлен:
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
		00.00.0000

Если Вы ищете сотрудника, либо выбираете место для трудоустройства - наш сайт mogilev.myjob.by поможет Вам. Размещение информации о вакансиях и добавление резюме производится бесплатно. Для этого Вам нужно зарегистрироваться и заполнить соответствующую форму.
Ищите и находите работу в городе Могилеве , также Вы сможете отслеживать тенденции рынка труда: количество рабочих мест, средний размер заработной платы.

УТВЕРЖДАЮ
Директор по экономике П.П. Безденежных
ОАО "Трест"
____________ П.П. Петров

"___"___________ 2013 г .

Должностная инструкция
специалиста по работе с документами
ОАО "Трест"

1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО "Трест" (далее предприятие).

1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке - приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.

1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

Законодательными актами РФ;
- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
- инструкцией по делопроизводству и работе архива;
- установленными на предприятии нормами и правилами;
- Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
- настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
- положением об административном отделе.

2 Должностные обязанности

Специалист обязан:

2.1 Осуществлять подготовку необходимых документов.

2.2 Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

2.3 Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.

2.4 Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.

2.6 Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

2.7 Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.

2.8 Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.

2.9 Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:

Структуру предприятия;

Организацию делопроизводства на предприятии;

Схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

Сроки и порядок сдачи дел в архив;

Применение средств вычислительной и организационной техники;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

Документы менеджмента качества.

4 Права

Специалист имеет право:

4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).

4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев

Согласовано:

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2019 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации .

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

4. Документовед должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
организацию архивного дела;
нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
основы программирования;
методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
основы эргономики, социальной психологии, социологии;
документообразование;
отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
основы экономики, организации труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

законодательством Российской Федерации,
Уставом (положением) организации,
приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности документоведа

Документовед:

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа - образец 2019 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

Предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Кто разрабатывает инструкцию?

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации .

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

Сбор и анализ материала;

Разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

Внедрение инструкции в организации.

Подготовительный этап

Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

Структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

Структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

Функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

Функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

Функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

Состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

Организация работы по приему и отправке документов;

Система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

Организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

Система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);

Организация работы исполнителей с документами;

Порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

Организация работы по отправке и получению документов по факсу;

Порядок использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с документами – это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

Компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

Виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);

Виды бланков документов, используемых в организации;

Порядок согласования (визирования) документов;

Порядок подписания документов;

Виды документов, утверждаемых руководителем;

Виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

Место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;

Места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;

Регистрируемые и нерегистрируемые документы;

Организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Структура инструкции по делопроизводству

Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).

Как правило, основными разделами Инструкции являются "Документирование управленческой деятельности" и "Организация работы с документами". Предваряет инструкцию раздел "Общие положения", в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе "Общие положения" инструкции, как правило, приводятся:

Назначение и цели инструкции;

Нормативная база инструкции;

Виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

Общие принципы работы с документами;

Нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

Ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе "Общие положения" отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В разделе "Общие положения" также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

Общие требования к документам;

Бланки документов;

Оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

Особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

Правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

Подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

Подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

Составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

Ведение деловой переписки;

Составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

Подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе "Организация работы с документами" также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

Организация документооборота;

Прием, обработка и прохождение поступающих документов;

Регистрация и учет поступающих документов;

Организация работы с отправляемыми документами;

Регистрация и прохождение внутренних документов;

Учет объемов документооборота;

Контроль исполнения документов;

Организация работы с обращениями граждан;

Использование средств факсимильной связи;

Ксерокопирование и тиражирование документов;

Организация хранения документов;

Составление и ведение номенклатуры дел;

Формирование дел;

Оформление дел;

Оперативное хранение дел;

Передача дел на архивное хранение;

Работа исполнителя с документами;

Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

Организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

Организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

Копирование и тиражирование документов;

Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел "Документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)"; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел "Оформление писем, направляемых за рубеж"; если в организацию поступают обращения граждан – раздел "Организация работы с обращениями граждан" и др.

При написании текста инструкции следует пользоваться теми нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций, учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

Образцы бланков документов;

Образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

Перечень нерегистрируемых документов;

Перечень утверждаемых документов;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

Форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.