Образец уведомления о переименовании должности. Переименование должностей в связи с изменением штатного расписания

Иногда руководители предприятий и организаций считают нужным переименовать должности некоторых категорий работников. Для того, чтобы правильно провести эту процедуру, в числе прочих мероприятий необходимо оповестить об этом представителей персонала, которых такое переименование касается напрямую.

ФАЙЛЫ

Для чего переименовываются должности

Изменение названия той или иной должности может происходить по разным причинам. Например:

из-за большей благозвучности нового наименования — в целях нематериального стимулирования работника (вместо уборщик – менеджер по уборке территорий или специалист по клинингу);
из-за лучшего соответствия нового обозначения сути производимых работ (продавец-консультант или продавец-кассир вместо просто продавец).

Бывает, что изменение названия происходит вследствие его морального устаревания, например, по историческим мотивам менялись наименования таких профессий как «лекарь» на доктор, «поверенный» на адвокат, «цирюльник» на парикмахер и т.д.

Порядок изменения названия

Чтобы переменить название должности, для начала необходимо издать на предприятии соответствующий приказ.

В нем указывается:

причина, по которой руководство решило провести данную «реформу»;
старое название и новое;
дата, с которой нововведение вступит в законную силу;
требование о внесении этих новаций и трудовые договоры с работниками (посредством заключения с ними дополнительных соглашений о смене условий труда), а также их трудовые книжки.

Сотрудники, которых изменение названия должности касаются напрямую, должны поставить под начальственным распоряжением свою подпись.

В какой срок уведомлять работника

Для оповещения работника об изменении названия его должности законодателем установлен стандартный срок – два месяца до вступления данных перемен в законную силу.

При этом сотрудник обязан подписать полученное уведомление – его автограф будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с решением руководства и согласен с такими метаморфозами.

Если сотрудник отказывается от изменения названия должности

В случае, если работник откажется от изменения названия своей должности (что все же маловероятно при сохранении прочих условий труда), работодатель должен действовать в соответствии со ст. 74 ТК РФ. В ней говорится о том, что он обязан предоставить подчиненному варианты свободных вакансий внутри предприятия, соответствующие его квалификации, а в случае отсутствия таковых или отказа от них работника имеет полное право уволить его.

Уведомление о переименовании должности, общие моменты

Прежде чем перейти к подробному описанию уведомления, предоставим общие сведения обо всех подобных оповестительных бумагах.

Первое и главное, что нужно сказать: уведомление можно писать в произвольной форме, поскольку на сегодня установленного на законодательном уровне унифицированного его образца нет. Допустимо также использовать разработанный и утвержденный в организации собственный шаблон документа – если таковой, конечно, имеет место быть. В любом случае, формат уведомления следует обозначить в локальных актах предприятия (т.к. представитель инспекции по труду при проверке жалобы работника может поинтересоваться этим вопросом).

Документ обязательно должен быть подписан либо директором организации, либо сотрудником, который уполномочен визировать такие бланки от его имени (к примеру, руководителем/специалистом кадрового отдела).

В случае, если на предприятии принято удостоверять бумаги с помощью печати, бланк надо обязательно проштамповать.

Уведомление можно составлять на простом чистом листе любого подходящего формата (обычно применяется А4 или А5) или же на фирменном бланке (опять же если такое условие прописано в учетной политике компании). Писать его разрешается вручную или набирать на компьютере с последующим распечатыванием – оба эти варианта вполне приемлемы.

Уведомление лучше сформировать в двух одинаковых экземплярах . Один надо вручить работнику, второй оставить в организации (предварительно получив на нем подпись сотрудника о вручении ему копии). Информацию об уведомлении нужно внести в специальный учетный журнал (он хранится либо в отделе кадров, либо в секретариате).

Образец уведомления работника о переименовании должности

В начале документа (справа или слева) надо написать следующие сведения:

адресат — должность и ФИО работника, для которого предназначено уведомление;
присвоенный исходящий номер документа;
дата его составления;
населенный пункт, в котором осуществляет свою работу предприятие.

Затем идет собственно послание. В основном разделе документа нужно указать:

наименование компании;
причину, по которой произошло изменение названия должности работника;
прежнее и новое название должности;
дату, с которой перемены обретут законный статус;
ссылку на обосновывающие действия работодателя статьи Трудового кодекса (в данном случае это ст. 74 ТК РФ);
приписку о том, что другие условия труда сотрудника, в том числе по части заработной платы, не изменятся.

В завершение уведомление подписывается ответственным лицом и передается по назначению.

Как отдать уведомление

Для доставки уведомления сотруднику существует несколько способов:

самый простой и быстрый способ – передача документа на рабочем месте из рук в руки;
отправить оповещение заказным письмом через обычную почту – этот метод также гарантирует получение послания адресатом;
можно отослать бланк с курьером по месту фактического проживания работника – но в этом случае нужно также заручиться подписью последнего о том, что письмо до него было доставлено в установленное время.

Существует множество профессий с очевидными наименованиями: ни у кого не вызовет вопросов, как назвать в штатном расписании бухгалтера, директора или продавца. Но бывает и иначе: функционал, список обязанностей есть, но как назвать сотрудника, который будет их выполнять, — не ясно. Да и важно ли это? Почему бы не назвать уборщицу менеджером по клинингу?

Какими бы ни были причины, из-за которых необходимо сменить название, прежде всего нужно решить, изменяется ли функционал работника — алгоритм действий для этих двух ситуаций будет различаться.

Запомним два важных правила, когда к названию нужно подходить с особым вниманием:

Законом предполагаются льготы и компенсации (см. Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10) — пример 1.
Есть ограничения (например, статья 265 ТК РФ, а также Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 № 163) — пример 2.

Кроме того, иногда приходится переименовывать в связи с изменением в квалификационных справочниках (раньше был «инженер по охране труда», теперь — «специалист по охране труда»).

Пример 1. Если горнорабочего, задействованного на маркшейдерских работах, назвать просто рабочим, Пенсионный фонд не зачтет период его работы как льготный для назначения досрочной пенсии. Необходимо, чтобы название соответствовало указанному в Едином квалификационном справочнике и списках, которые утверждены Постановлением Кабмина.

Пример 2. Если вы принимаете на работу грузчиком несовершеннолетнего, у инспекции по труду могут возникнуть вопросы (подросток 17 лет не должен поднимать больше 4 кг), а значит, лучше назвать позицию не «грузчик», а, например, «работник отдела логистики».

Переименование должности без изменения функций

В этом случае алгоритм действий таков:

Получите у работника подпись в дополнительном соглашении о внесении правок в трудовой договор такого содержания: «Изложить пункт 1.1 трудового договора от в следующей редакции: «Работодатель принимает Работника на позицию ____________».
Подготовьте приказ о переименовании должности в .
Сделайте запись в трудовую книжку: «Должность переименована на основании приказа работодателя о внесении изменений в штатное расписание от __.__.____.»
Внесите изменения в личную карточку (форму Т-2).

Переименование должности с изменением функционала

Необходимость в таких коррективах может возникнуть по разным причинам:

«вертикальное» перемещение сотрудника, то есть повышение по службе;
перемещение «горизонтальное», когда сотрудник начинает выполнять другую работу, но на том же уровне иерархии компании;
необходимость учесть требуемые законом ограничения (как в Примере 2: несовершеннолетнему нужно не только изменить название позиции, но и исправить должностную инструкцию).

Во всех этих случаях происходят не просто косметические изменения — это перевод на новую работу, который должен быть оформлен соответствующим образом (как того требует ст. 72 ТК РФ).

Алгоритм действий схож с первым случаем, но содержание документов будет иным.

Подписание допсоглашения о переводе на новую работу.
Издание акта «О переводе работника на другую работу» (форма Т-5).
Внесение корректив в трудовую книжку и в личную карточку (форма Т-2).

При этом в акте нужно указать:

ФИО работника;
срок перевода (постоянно или временно);
данные о старом месте работы (структурное подразделение, позиция);
причину перевода;
данные о новом месте работы, в том числе о новом окладе;
основания (ссылку на допсоглашение к трудовому договору);

Заметьте: изменять штатное расписание в этом случае не требуется.

Приказ о переводе на другую работу, форма Т-5

Приказ о введении должности в штатное расписание

Возможна такая ситуация, когда новой позиции просто нет (как, например, в случае с инженером по охране труда). В таком случае нужно переименовать работника в «специалиста по охране труда», но прежде создать такую позицию, то есть изменить штатное расписание.

Приказ о выведении из штатного расписания должности

Иногда возникает необходимость вовсе исключить позицию. Например, продолжая рассмотренный выше случай, Приказ Минсоцразвития № 559н упразднил позицию «инженер по охране труда». Следовательно, нужно убрать ее, издав Приказ об исключении из штатного расписания должностей. Либо можно объединить две операции, издав один общий приказ (об исключении одной и введении другой). Не забудьте сделать запись в .

Дабы не отставать от быстро изменяющихся тенденций в рабочей сфере, руководство той или иной организации переименовывает названия должностей. Согласитесь, покажется странным, если бы стилиста или парикмахера в 21 веке до сих пор звали цирюльником, а поваров стряпухами. То же происходит и с обычными профессиями, но процесс переименования имеет некоторые нюансы. Как же оформить необходимые документы?

Можно ли переименовать должность в штатном расписании?

Как переименовать в должности без изменения трудовой функции?

Наименование должностного положения выступает как основная составляющая трудовой функции кадра – того, с чем он работает. Таким образом, за сменой должностного названия следует изменение трудовой функции, что значит, фактически происходит перевод на другое должностное положение. Как же этого избежать?

При корректировании названий должностей обязательно нужно указать нововведения в трудовом договоре, штатном расписании, а также сведения, которые вносятся в трудовую книжку.

Если переименование должностного положения меняется вместе с перечнем полномочий и обязанностей, то оформление перевода работника неизбежно. Но существуют случаи, когда по факту ничего, кроме названия не меняется.

Допустим, В. Сложеницкий, в прошлом обычный дворник, был переименован в «клининг персонала». Тогда возможно:

Составление уведомления о переименовании должностного положения сотрудника в штатном расписании без изменений его рабочих функций. В двухмесячный срок работодатель обязан ознакомить подчинённого с уведомлением (требуется закрепить документ подписями);
Составление дополнительного соглашения о вводе новых условий в трудовом договоре;
Оформление приказного документа, в котором надо чётко описать что на что замещается;
Внесение соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника.

Так можно избежать оформления приказа о переводе, то есть изменения рабочей функции.

Порядок действий при переименовании должности

Когда руководством было решено заменить должностные наименования - переименовать, в строгом порядке необходимо подготовить:

уведомление кадров о нововведении (за 2 месяца);
дополнительно соглашение к трудовому договору;
приказ о корректировке названия должности;
занесение нововведений в штатное расписание и «послужную».

Важна добровольность самого работника, в отношении которого происходят данные «реформы». Если он дал своё разрешение, то далее заинтересованный в этом работодатель должен:

Составить уведомительное заявление о переименовании занимаемого им «поста». Причем вступление документа в юридическую силу начинается после того, как сотрудник впишет «СОГЛАСЕН» и поставит свою подпись;
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где затем будет исправлено название должности;
Ссылаясь на вышеуказанные документы, издаётся приказ, который также подписывается сторонами;
Либо создать распоряжение о реформировании штатного расписания, либо закрепить новое штатное расписание;
Записать в трудовую: «Наименование должности «дворник» изменено на «клининг персонал».

При отказе работника от проводимых «реформ» следует действовать пунктам, предусмотренным .

Как оформить переименование в должности работника

Законом не предусматривается строгий порядок переименования должностного положения.

Представим наиболее распространенный вариант развития событий данной процедуры:

Нужно ввести в штатное расписание новое звание требуемой профессии;
Поставить в известность подчинённого, чью должность надлежит переименовать, дав ему подписать уведомление и экземпляр соглашения (он может либо согласиться, либо отказаться);
Издать приказ. Последнее считается основным документом, закрепляющим смену названия должностного положения работника;
Подобный приказ официально сохранит сведения в карточках сотрудников во вкладке «Трудовая книжка» и «Занимаемая должность»;
Далее важно оформить перевод работника на формально новую работу (по закону процедура смены наименования должностного положения является переводом на другую работу). Таким образом, прежняя должность выводится из штатного расписания.

Приказ о переименовании должности – образец

В данном распоряжении контроль за соблюдением его положений несёт работодатель. Дабы застраховаться от непредвиденных обстоятельств, рекомендуется оформить документ в двойном экземпляре.

Образец уведомления о переименовании должности

защищает занятое население: в случае отказа кадра от предложения переименовать должностное положение, ему найдут другой род деятельности в данном предприятии. Если ни одна из перспектив его не устроит, то вскоре вместо уведомления придётся подписывать расторжение трудового договора, а именно – грядет увольнение. Поэтому сотрудникам рекомендовано сразу дать согласие на требование начальства.

Запись трудовой книжке – образец

При заполнении помните, что все сведения вписываются на основании соответствующего приказа руководителя в рамках строго ограниченного срока – одной недели (от даты составления приказа).

Также нужно, чтобы вписанные в трудовую книжку сведения совпадали с основным пунктом приказа.

Поменять название должности сотрудника без изменения трудовой функции руководитель юридического лица может при правильном проведении данной процедуры.

При этом условия выполнения работы остаются прежними. Обязательным является составление приказа, образец которого можно скачать ниже.

Причины перемены названия

Существуют разнообразные основания для проведения процесса переименования:

неблагозвучность старого наименования;
более точное обозначение производимых действий;
моральное устаревание названия профессий.

Руководитель компании указать наименование должности может на свое усмотрение, за исключением тех профессий, для которых в законодательстве предусмотрено предоставление особых гарантий и льгот.

В таком случае наименование должно полностью соответствовать требованиям профессиональных стандартов и квалификационному справочнику. Обычно эти условия применяются к работе, оказывающей вредное и опасное влияние на здоровье сотрудника.

При обращении в Пенсионный фонд за назначением пенсии должность работника, обозначенная в трудовой книжке, сверяется с наименованием в справочнике.

Процедура смены название без изменения трудовой функции

В случае, когда трудовые функции работника остаются прежними, а название подвергается переменам, это действие не является переводом. В случае перевода следует оформлять .

Процедура изменения допускается при согласии обеих сторон трудовых отношений и по инициативе руководителя в соответствии со ст.74 Трудового кодекса РФ (технологические или организационные изменения), которое сопровождается оформлением уведомления.

Документ должен содержать данные о новом наименовании должности и причинах проведения процедуры. Уведомлять специалиста о переименовании необходимо не позднее 2-х месяцев до принятия решения, на бланке ставится ознакомительная подпись сотрудника.

Если встретиться с работником лично не удается, то уведомление отправляется заказным письмом или курьером.

при согласии обеих сторон соглашение подписывается в любое удобное время;
при единоличном решении руководителя компании соглашение утверждается по истечении 2-х месяцев со дня уведомления специалиста.

Отказ от изменений со стороны работника - явление крайне редкое, но все-таки возможное. В таком случае, работодатель обязан рекомендовать аналогичную вакансию с учетом самочувствия и квалификации специалиста, при отсутствии таковой - менее оплачиваемую. Но данные мероприятия осуществляются чаще всего в интересах сотрудника, отказываться от них неразумно.

Дополнительное соглашение к действующему трудовому договору является базой для оформления приказа.

Как оформляется распоряжение?

Документ издается на фирменном бланке организации в свободной форме.

Основная информация, содержащаяся в приказе:

номер, заголовок документа;
дата и место подписания приказа;
причина переименования без изменения трудовой функции (оптимизация производства, реорганизация компании, изменения в квалификационном справочнике);
обозначение названия старой и новой должности;
дата ввода изменений в действие;
основание принятого решения (план оптимизации структуры компании, дополнительное соглашение);
подпись руководителя юридического лица и сотрудника, чье название должности претерпевает изменения.

Приказ служит основанием для последующего редактирования личной документации сотрудника: личная карточка, трудовая книжка. А также поправки в связи с переименованием вносятся в штатное расписание предприятия с указанием нового названия должности.

Данный порядок распространяется для организаций различной форм собственности (коммерческая, бюджетная).

Образец оформления

Образец приказа о переименовании должности при условии, что обязанности не меняются —

На практике нередки ситуации, когда компании требуется переименование должности без изменения трудовой функции. Пример – стремление назвать позицию специалиста более благозвучно, солидно, чтобы производить наилучшее впечатление на контрагентов, с которыми взаимодействует этот работник. Закон оставляет фирме право внести запланированные коррективы в штатное расписание, но обязывает ее получить акцепт от специалиста и подписать с ним дополнительное соглашение, отражающее суть произошедших изменений.

Что такое должность и трудовая функция

Действующее законодательство оставляет фирме-нанимателю право называть должность специалиста по своему усмотрению, если выбранное наименование не влияет на необходимость предоставления сотруднику преференций и льгот. Чтобы не ошибиться, следует руководствоваться положениями Справочника, утвержденного приказом Минтруда №37, принятого в 1998 году.

На практике фирмы активно пользуются свободой в названии должностей. Например, кадровик в разных компаниях может называться hr-менеджером, специалистом по подбору и адаптации персонала, инспектором по кадрам и т.д.

Трудовая функция работника закрепляется в контракте, подписываемом специалистом, и штатном расписании компании. Ее изменение влечет необходимость оформления кадровых документов (приказ, допсоглашение к трудовому договору), пропорционального повышения уровня заработной платы.

Изменением трудовой функции признается следующее:

расширение перечня функций, выполняемых специалистом;
сужение круга решаемых задач;
изменение отдельных обязанностей, возложенных на работника, на новые.

Любые модификации в выполняемом функционале осуществляются с письменного согласия наемного специалиста. Фирма обязана предупредить его о планируемых изменениях не позднее, чем за два месяца до их вступления в силу.

Название должности – это краткое словесное описание трудовой функции. Это позиции находятся в прямой взаимосвязи: если организация принимает в свои ряды инспектора по кадрам, на него возложат совокупность задач, предусмотренных «штаткой» для конкретной позиции. Самовольно поменять наименование вакансии на другое, например «hr-специалист», нельзя.

Как поступить предприятию, если оно не желает корректировать трудовую функцию специалиста, а хочет назвать его позицию в «штатке» более солидно или благозвучно? Закон оставляет работодателю такое право, но обязывает получить от наемного сотрудника согласие и подписать с ним допсоглашение.

Читайте также Миграционный учет иностранных работников: изменения с 2018 года

Порядок переименования должности работника

С точки зрения ТК РФ, переименование должности – это изменение существенных условий трудового договора. Оно может осуществляться двумя путями:

по соглашению сторон – действуют положения ст. 72 Трудового кодекса РФ;
по инициативе фирмы-нанимателя – ситуация регулируется правилами, изложенными в ст. 74 ТК РФ.

Если инициатором изменения выступает работодатель, он обязан направить сотруднику письменное уведомление не позднее, чем за два месяца до планируемых изменений. Действующее законодательство не предлагает унифицированной формы документа. Оговаривается лишь, что в нем обязательно указывается будущее название позиции специалиста в компании, причины вносимых коррективов (например, реорганизация отдела, внесение изменений в штатное расписание, использование новых технологий производства и т.д.).

Важно! Бумага передается работнику под роспись или направляется письмом с уведомлением о вручении.

Специалист, получивший уведомление, обычно соглашается с новыми условиями. Чтобы подтвердить свой акцепт, он пишет на документе «Не возражаю» и проставляет собственноручную подпись.

Другой вариант развития ситуации – отказ работника. Надо отметить, что такой исход крайне маловероятен: переименования должностей обычно проводятся в интересах персонала. Если сотрудник все же не согласен с изменениями, компания обязана письменно предложить ему позиции-альтернативы (включая нижеоплачиваемые). Если ни один из вариантов не устроит специалиста, трудовой договор будет прекращен по п. 1 ч. 7 ст. 77 ТК РФ.

Если согласие сторон достигнуто, через два месяца после получения уведомления подписывается допсоглашение к трудовому контракту. В нем указывается:

№ и дата документа;
наименование компании;
ФИО и текущая должность специалиста;
№ и дата контракта, куда вносятся коррективы;
№ изменяемого пункта и его новая редакция;
указание, что остальные положения договора остаются неизменными.

Допсоглашение обязательно подписывается обеими сторонами. Оно готовится в двух экземплярах: один хранится в кадровом отделе предприятия, второй выдается «на руки» работнику.