Ведение кассового учета. Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Разберем актуальные вопросы ведения кассовых операций в 2016 году.

Регистрация ККМ в налоговой и применение ККМ в 2016 году

Вопрос 1: ООО (УСН — 6%) занимается оказанием услуг (ремонт квартир и офисов). В договоре указано, что только услуги, материал — заказчика (то есть возможно применение БСО). Если в рамках договора ООО продает заказчику материалы, то в этом случае возможно применение БСО или нужно использовать ККМ?

Ответ: следует помнить, что БСО возможно применять только, если речь идет об оказании услуг населению. В данном случае речь идет о продаже материалов. Соответственно, при реализации материалов для ремонта, за наличный расчет, следует использовать ККМ.

Вопрос 2: организация УСН ведет розничную торговлю в нескольких торговых центрах г. Москвы (в разных АО). Юридический адрес организации на территории 26 Налоговой инспекции. Имеет ли право организация зарегистрировать все ККМ в 26 Налоговой инспекции или необходимо создавать обособленные подразделения по месту установки ККМ?

Ответ: ККТ нужно зарегистрировать в налоговой инспекции по месту фактического нахождения обособленного подразделения, на территории которого ККТ будет использоваться.

Вопрос 3: в течение дня ККМ не включалась, выручки не было. Надо ли в конце дня включить ККМ и снять нулевой Z-отчет? И в журнале кассира-операциониста отразить отсутствие операции? Или, если не включалось в сеть, то ничего нигде отражать не надо?

Ответ: прямой ответ на данный вопрос законодательство не содержит. Но по данному вопросу в СМИ были разъяснения налоговых органов том, что если ККМ вообще в течение дня не включался, то и Z-отчет в конце дня распечатывать не следует.

Также обратите внимание и на следующие разъяснения: если кассовый аппарат в начале смены был включен, то снимать Z-отчеты, даже если за всю смену не было выручки, необходимо («ККТ на контроле», интервью с Я.Я. Хомец, советником отдела контроля за предпринимательской деятельностью в сфере госрегулируемых видов деятельности и применения ККТ ФНС России, советником государственной гражданской службы РФ 2 класса; журнал «В курсе правового дела», № 10, май 2009 г.).

Вопрос 4: имеет ли организация право взнос в уставный капитал, внесенный в кассу, потратить на командировочные расходы, минуя банк?

Ответ: да, можно.

Проверка кассы

Вопрос : кто сейчас проверяет кассу? Есть ли срок исковой давности по проверке кассы? За какой период может быть проверена касса?

Ответ : кассовую дисциплину организации проверяет ИФНС. В письме ФНС России от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 говорится, что действующими нормативными правовыми актами периодичность проведения проверок за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей не ограничена.

Соответственно, инспекция может проверить организацию несколько раз в год. За несоблюдение кассовой дисциплины организация может быть оштрафована по ст.15.1 КоАП РФ на сумму до 50 000 рублей. Срок исковой давности по административным правонарушениям составляет два месяца.

Штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины

Вопрос 1: микропредприятие (розничная торговля) УСН «доходы минут расходы». Остаток в кассе на 31.12.2015 — 950 000 руб. Лимит остатка наличности в кассе отменен. Могут ли к организации быть предъявлены претензии при проверке (в кассе большая сумма)?

Ответ: согласно п.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег и хранить их в полном объеме в кассе, не сдавая в банк. Соответственно, претензий в данном случае быть не должно.

Вопрос 2: какой штраф за работу ККМ не по месту регистрации?

Ответ: организация, осуществляющая деятельность через обособленные подразделения, находящиеся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, должна зарегистрировать в установленном порядке контрольно-кассовую технику в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, в котором организация поставлена на учет (письмо Минфина России от 18.08.2010 № 03-01-15/7-183). В случае если применяемый обособленным подразделением кассовый аппарат будет зарегистрирован в налоговом органе не по адресу места нахождения обособленного подразделения, может быть наложен штраф в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Вопрос 3: какие нарушения по кассе являются длящимися? Какой срок длящихся нарушений по кассе?

Ответ: за несоблюдение кассовой дисциплины компанию могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ. То есть ответственность административная. Согласно ст. 4.5 КоАП РФ, срок исковой давности — два месяца, а при длящихся нарушениях — с момента обнаружения. Нарушения, которые можно отнести к длящимся поименованы в пп.1 ст. 4.5 КоАП РФ. Согласно нормам данной статьи, нарушение работы с наличностью длящимся правонарушением признаваться не должно.

Лимит кассы для малого бизнеса упразднен

Вопрос: надо ли определять лимит остатка кассы для индивидуального предпринимателя? Сохраняется ли в 2016 году предельный лимит расчетов между организациями и ИП?

Ответ : да, лимит ИП могут не определять.

Понятие кассы для ИП в Указании 3210-У не определено. Но это не значит, что предприниматели совсем могут отказаться от ведения кассовых операций. Для них действует упрощенный порядок ведения кассы, который прописан в том же Указании 3210-У.

Лимит расчетов между организациями и предпринимателями прежний. Если вы ведете расчеты с юридическим лицом, предел в рамках одного договора составляет не более 100 000 рублей (Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У).

Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

отчет о регистрации;
отчет об изменении параметров регистрации;
отчет об открытии смены;
кассовый чек (бланк строгой отчетности);
кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
отчет о закрытии смены;
отчет о закрытии фискального накопителя;
отчет о текущем состоянии расчетов;
подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Комментарий к Указанию ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

В соответствии с п. 167 Инструкции № 157н при оформлении и учете кассовых операций бюджетные учреждения обязаны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным ЦБ РФ.

С 01.06.2014 действуют Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденные Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Порядок № 3210-У) и регламентирующие ведение кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ.

Комментируемым Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (далее – Указание № 4416-У) в Порядок № 3210-У внесены следующие изменения.

Оформление кассовых операций.

В силу п. 4 Порядка № 3210-У кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем бюджетного учреждения или иным уполномоченным лицом из числа работников учреждения, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. Заметим, что, как и ранее, кассовые операции может проводить руководитель.

При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.

Бюджетные учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. При этом необходимо учитывать, что программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ.

Согласно п. 4.1 Порядка № 3210-У кассовые операции оформляются кассовыми ордерами – приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002). В соответствии с внесенными изменениями кассовые документы теперь могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее – Закон о ККТ). Напомним, что под фискальным документом понимаются фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.

Кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронном виде и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ. В свою очередь, бланк строгой отчетности – первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронном виде и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для бланков строгой отчетности в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.

Указанные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

его порядковый номер за смену;

дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях – адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах – наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети «Интернет» – адрес сайта пользователя);

наименование бюджетного учреждения;

ИНН бюджетного учреждения;

применяемая при расчете система налогообложения;

признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) – приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) – расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода);

наименования товаров, работ, услуг (если их объем и список можно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость (за исключением осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей такого налогоплательщика, и расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС);

сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам (за исключением осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей такого налогоплательщика, и расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС);

форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;

должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов с использованием автоматических устройств, применяемых в том числе при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа в Интернете);

регистрационный номер контрольно-кассовой техники;

заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;

фискальный признак документа;

адрес сайта уполномоченного органа в Интернете, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;

абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме или идентифицирующих такие чек или бланк признаков и информации об адресе информационного ресурса в Интернете, на котором такой документ может быть получен;

адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка в электронной форме;

порядковый номер фискального документа;

номер смены;

фискальный признак сообщения (для кассового чека или бланка строгой отчетности, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых оператору фискальных данных).

Обратите внимание. Под расчетами понимается прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа (ст. 1.1 Закона о ККТ):

оплата реализуемых товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг;

прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр;

прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

Следовательно, при осуществлении иных операций с наличными денежными средствами (выдача или возврат излишне выплаченной заработной платы, выдача (возврат) подотчетных сумм) использовать фискальные данные не нужно. Указанные операции, как и прежде, должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами.

Заметим, что в связи с указанными изменениями признан утратившим силу п. 5.2 Порядка № 3210-У.

Штамп, содержащий реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Согласно п. 4.4 Порядка № 3210-У кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются. В Указании № 4416-У уточнено, что снабжать кассира указанным штампом и образцами подписей необходимо исключительно в случае оформления кассовых документов на бумажном носителе.

Кассовая книга.

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании № 4416-У предусмотрено ведение кассовой книги не только кассиром, но и другим уполномоченным лицом учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:

главным бухгалтером;

бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;

руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Необходимо отметить, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем он и подписывает эти документы (п. 4.3 Порядка № 3210-У). Здесь хотелось бы обратить внимание читателей на следующее. Согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Таким образом, в данном случае Порядок № 3210-У противоречит Инструкции № 157н. Чтобы избежать негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по мнению автора, учреждению целесообразно руководствоваться требованиями Инструкции № 157н.

Кроме того, уточнено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге (ф. 0310004), и заверяет записи в кассовой книге (ф. 0310004) подписью.

Прием наличных денег.

В силу п. 5 Порядка № 3210-У прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – ее соответствие образцу, проверяет соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Наличные деньги должны приниматься полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель наличных мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных кассир сверяет сумму, прописанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ордере, кассир подписывает его, проставляет на квитанции к этому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию. Согласно изменениям, внесенным Указанием № 4416-У, при оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

При несоответствии вносимой суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных или возвращает излишне вносимую сумму. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных.

В Указании № 4416-У сказано: кассир перечеркивает (в случае оформления этого документа в электронном виде – проставляет отметку о необходимости его переоформления) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Выдача наличных денег.

Согласно п. 6 Порядка № 3210-У выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

При получении расходного кассового ордера (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе – ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по такому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в ордере.

В соответствии с п. 6.2 Порядка № 3210-У при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает ордер получателю денег для проставления подписи. В случае оформления такого ордера в электронном виде получатель наличных денег может проставить электронную подпись.

Напомним, что документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ«Об электронной подписи (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ). Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего документ.

Согласно ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ электронная подпись может быть двух видов: простая и усиленная.

Простой является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ).

Усиленная электронная подпись должна применяться в случаях, когда в соответствии с действующим законодательством или обычаями делового оборота документ должен быть не только подписан руководителем учреждения, но и заверен печатью (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). Таким образом, более часто применяется в повседневной деятельности учреждения усиленная электронная подпись. Она бывает неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись

– получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

– позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

– позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;

– создается с использованием средств электронной подписи

– соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи;

– ключ ее проверки указан в квалифицированном сертификате;

– для ее создания и проверки используются средства, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным согласно Федеральному закону № 63-ФЗ

Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат неизрасходованного аванса в кассу учреждения. Аналогичная норма содержалась и в абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У. Указанием № 4416-У из Порядка № 3210-У исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса. Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта.

В пункте 6.3 Порядка № 3210-У также установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с деятельностью учреждения, должна осуществляться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены в п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. В этом документе должны быть отражены назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.

Необходимо отметить, что в силу внесенных Указанием № 4416-У изменений основанием для выдачи денежных средств под отчет может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения (например, приказ). Однако, как и в случае с задолженностью, руководствоваться все-таки следует требованиями п. 213 Инструкции № 157н – писать заявление необходимо.

Введен новый порядок ведения кассовых операций в РФ. По сравнению с предыдущим периодом, правила ведения кассовых операций изменились.

В связи с тем, что многие организации и предприятия (а также некоторые индивидуальные предприниматели) ведут бухгалтерский учет, не лишним будет узнать более подробно про новый порядок ведения кассовых операций, который начал свое действие и продолжит в 2017 году.

Отметим, что очень часто контролирующие организации проверяют правильность ведения таких операций. В этой статье рассмотрим изменения в законодательстве Российской Федерации в 2017 году: организацию, порядок проведения, кассовые документы, а также лимит остатка в кассе.

Кого коснется новый порядок ведения кассовых операций?

Указанием Центрального банка РФ были введены новые правила ведения кассовых операций. При этом формы ведения кассовых документов не претерпели изменений.

Больше всего изменения коснутся индивидуальных предпринимателей. И, несмотря на то, что ИП придется поменять привычный режим работы, для них это с лихвой окупится упрощением ведения кассовых операций.

Помимо индивидуальных предпринимателей, изменения коснутся предприятий и организаций. В частности, нововведения повлияют на бухгалтерский учет.

Очень важно чтобы индивидуальные предприниматели своевременно ознакомились с обновленными правилами ведения кассовых операций, во избежание штрафных санкций.

Организация и ведение кассовых операций в 2017 году

Как уже отмечалось выше был введен новый порядок ведения кассовых операций.

Этот порядок условно можно разделить на две части:

1. Обычный (для юридических лиц, кроме банков).
2. Упрощенный (для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий).

Кассовые операции допустимо производить только в кассе. Ответственным лицом за проведение таких операций является кассир. В случае если на предприятии несколько кассиров, то назначают старшего кассира.

Проводить кассовые операции имеет право лично руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Подписывает кассовые документы бухгалтер (главный бухгалтер). При отсутствии бухгалтера на предприятии документы подписываются кассиром и руководителем.

Разрешено вести кассовые операции при помощи программно-технических средств.

Изменения произошли в ведении кассовых операций в обособленных подразделениях. Под обособленным подразделением следует понимать любое подразделение фирмы (по местонахождению которого находится не меньше чем одно оборудованное рабочее место).

Для таких подразделений введен лимит остатка наличных средств и ведение собственной кассовой книги. Листы кассовой книги теперь в одном экземпляре. Их не нужно сдавать на следующий день в главный офис.

Кассовые документы 2017 году

Существенных преобразований в сфере кассовых документов не произошло. Кассовая книга, приходные и расходные ордера, а также ведомости не изменились. Все ранее унифицированные формы продолжают использоваться. Заполнение этих документов следует производить с учетом нововведений.

Индивидуальные предприниматели, в соответствии с новым порядком ведения кассовых операций, освобождаются от ведения следующего перечня документов:

Кассовая книга;
приходные кассовые ордера;
расходные кассовые ордера.

ИП ведут налоговый учет доходов и физических показателей, характеризующих их вид деятельности.

Для ведения кассовой документации теперь можно выбирать электронный или бумажный носитель.

Кассовые документы имеет право оформлять приходящий бухгалтер (физическое лицо, которое работает по договору на оказание услуг).

Обособленные подразделения предприятия теперь по-новому передают листы кассовой книги. Копия листа книги (которая заверяется руководителем подразделения) передается в порядке, который был установлен самим юридическим лицом. То есть, листы кассовой книги можно сдавать один раз в год - при подготовке финансовой или бухгалтерской отчетности.

Ошибки в кассовых документах (на бумажных носителях) теперь можно исправлять, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров.

Основные нововведения следующие:

Допускается ведение кассовой документации в электронном виде с использованием электронной подписи;
бумажные экземпляры кассовой книги и ордеров (приходного и расходного) не требуются при наличии электронных документов;
исправлять ошибки в электронных документах нельзя (подписанный документ с ошибкой удаляется, а вместо него заполняется новый);
второй лист кассовой книги больше не актуален;
единый приходный ордер теперь можно оформлять на бланке строгой отчетности;
собственная запись руководителя о сроках и суммах не требуется;
не ведется реестр депонированных сумм (но в зарплатных ведомостях эта графа сохраняется);
получатель может вписывать сумму прописью по расходному ордеру;
кассовую книгу не заполняют, если в какой-либо день наличные расчеты не производились.

Кассир ставит штамп и свою подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру. Кассиры могут теперь передавать деньги без расходного ордера на основании книги учета наличных средств.

Лимит остатка кассы в 2017 году

Изменен лимит остатка кассы. Новая формула расчета лимита наличных денежных средств не привязывается к поступлениям в кассу. Организация имеет право вести расчет исходя из суммы расходов или выручки.

Лимит кассы является обязательным, кроме малых и микропредприятий. Он устанавливает объем средств, которые могут свободно храниться в кассе. Предприятия и организации имеют право лично вводить определенный лимит. Если лимит не был введен, он считается нулевым. Вся оставшаяся сумма в конце дня вносится на счет в банке.

Формулу расчета лимита в кассе регламентируется новым положением. Предприятие может выбрать одну из двух предлагаемых формул расчета:

1. Расчет производится по наличной выручке (по поступлениям от товара, услуги и прочего).
2. Расчет производится на основе объема выданных денежных средств.

При наличии обособленных подразделений, общий кассовый лимит определяется с учетом лимита, установленного для подразделения.

То есть, величину лимита можно распределять между обособленными подразделениями.

Первая формула расчета лимита кассы выглядит так:

L = V / P x Nc, где:
L - лимит в рублях;
V - объем выручки в наличных денежных средствах;
Р - расчетный период, количество рабочих дней, за который происходит учет объема поступлений наличных денежных средств (но не более 92 рабочих дней для юр. лиц);
Nc - период времени между сдачей в банк выручки: 1–7 рабочих дней (если же банка поблизости нет-то до 14 дней).

Вторая формула расчета лимита кассы - L = R / P x Nc, где:
R - объем выдачи наличных (без учета сумм выплачиваемых зарплаты, стипендий или других выплат работникам).

Лимит кассы для малых и микропредприятий

В указании Банка РФ № 320-У сказано, что все малые и микропредприятия освобождены от обязательного установления лимита кассы. А это означает, что данные виды предприятий вправе хранить в кассе любые суммы.

Критерии отнесения к микро и малым предприятиям следующие:

Для микропредприятий:

Предельные значения дохода по налоговой декларации за предшествующий год - 120 млн.;
среднесписочная численность работников за предшествующий год - 15 человек.

Для малых предприятий:

Предельные значения дохода по налоговой декларации за предшествующий год - 800 млн.;
среднесписочная численность работников за предшествующий год - 100 человек.

По этим критериям индивидуальные предприниматели относятся к микро или к малым предприятиям, следовательно для индивидуальных предпринимателей не обязательно вводить лимит кассы.

Учет кассовых операций в 2017 году

Все средства, которые появляются на предприятиях, ведущих хозяйственную деятельность и получающих от этого прибыль (в том числе и ИП), должны храниться на счете в банке.

Но бывают ситуации, при которых некоторая часть денег остается у субъекта предпринимательства и используется для некоторых целей (например, выдача заработной платы или командировочных). Для этого существует касса организации, где ведется строгий учет поступивших и выданных финансовых средств.

Учет движения товарно-материальных ценностей у субъекта, который ведет предпринимательскую деятельность, куда относятся денежные средства, ценные бумаги, а также иные документы, дающие право на получение по ним финансов, находится на особом контроле у специальных органов (налоговых инспекций), так как они являются базой налогообложения.

Поэтому правила такого учета четко прописаны в различных нормативно-правовых актах нашего государства. К ним следует отнести следующие законодательные нормы:

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, которое утверждено под номером 14-п.
Постановление Госкомстата Российской Федерации под номером 88, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, который принят решением Совета Директоров Центрального Банка РФ под номером 40.

Первый нормативный акт устанавливает общие правила обращения наличных денег и обязывает все организации, которые ведут предпринимательскую деятельность, хранить свои наличные средства в банковских учреждениях на специальных коммерческих счетах. В нем также указывается, что некоторую часть денег компания может хранить в кассе.

Для этих целей руководство такой структуры вместе с обслуживающим банком по обоюдному согласованию устанавливает определенный лимит.

Под лимитом подразумевается предельная сумма денег и ценных бумаг номинальной стоимостью, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня и не сдаваться в банковское учреждение. Превышение этого количества влечет наложение штрафных санкций на предприятие или ИП. Допускается несоблюдение установленного лимита только в день выдачи зарплаты и других социальных выплат работникам организации.

Второй нормативный акт устанавливает образцы кассовой документации, порядок их ведения и заполнения. Третий акт регулирует процесс ведения кассовых операций, а также утверждает перечень документов (кассовые ордера, книги, платежные ведомости), которые подтверждают совершение определенных действий с деньгами (финансовые операции), что находятся в кассе.

Важно знать, что поступление и выдача денежных средств из кассы относятся к операциям, подтверждающим хозяйственную деятельность предприятия или ИП. Оформляется все это приходно-расходными документами. На их основании проводится весь первичный финансовый (бухгалтерский) учет.

Виды кассовых документов

Постановлением Госкомстата Российской Федерации под номером 88, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации, устанавливаются следующие кассовые документы:

Приходный кассовый ордер (форма КО-1). По нему принимаются все наличные денежные средства, а также ценные бумаги, которые приходят в кассу.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2). По нему выдаются финансовые средства, а также ценные бумаги из кассы.
Журнал, в котором происходит регистрация всех приходных и расходных ордеров (форма КО-3).
Книга кассовых операций (кассовая книга), в которой отражаются все движения денежных средств, а также фиксируется их остаток на конец рабочего дня (форма КО-4).
Книга, в которой отображается учет всех выданных и принятых финансовых средств кассиром предприятия или ИП (форма КО-5).

В некоторых случаях кассир может выдавать заработную плату, стипендию, а также другие платежи по ведомостям. Они бывают платежные либо расчетно-платежные. Несмотря на некоторые отличия в названии, юридически это один и тот же финансовый документ, который имеет обязательные реквизиты для заполнения.

Нужно отметить, что в кассовых ордерах, по которым происходит прием и выдача денежных средств, запрещены какие-либо исправления, подчистки. Если изначально данные документы были неправильно составлены, то они списываются актом и составляются новые.

Документальное оформление операций

Все операции с финансами и другими ценными бумагами, которые имеют денежный эквивалент (например, дорожные чеки, марки) оформляются кассовыми ордерами. Последние, в свою очередь, записываются в журнал учета ордеров, а средства (их суммы) вносятся в кассовую книгу.

Операции с поступлением в кассу денег оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО).

Требования к их составлению следующие:

Дата составления должна соответствовать дню проведенной операции;
необходимы анкетные данные и должность лица, которое выписало ордер;
в обязательном порядке должны быть указаны основания для их составления (возврат неиспользованных командировочных средств, оплата за товар или предоставленные услуги);
необходимо указывать реквизиты прилагаемых и подтверждающих операцию документов (дата, номер, наименование).

Сразу нужно обратить внимание, что нормативные акты, которые регулируют данные действия, не устанавливают перечень документов, подтверждающих приходные операции. Он прописывается во внутренних документах субъекта хозяйственной деятельности.

Приходный ордер считается действительным после того, как его подпишет бухгалтер, а если его нет - директор либо сам индивидуальный предприниматель.

Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются расходными кассовыми ордерами (РКО).

Требования к их составлению ничем не отличаются от тех, что устанавливаются для приходных документов.

Действия кассира при получении ПКО и РКО:

Сверить оригинал подписи главного бухгалтера и наличие разрешительной подписи директора;
проверить, чтобы все подтверждающие документы на выдачу или прием денег были надлежащим образом оформлены;
убедиться в наличии необходимых приложений к ордерам.

Это обязательный порядок работы сотрудников в кассе.

Порядок учета и примеры проводок

Перед тем, как приступать к работе на кассе, кассиры должны внимательно ознакомиться со своей должностной инструкцией и перечнем документов, утвержденных руководством предприятия, которые могут прилагаться к кассовым ордерам.

В бухгалтерской отчетности работа с кассой нумеруется счетом 50.

К нему могут открываться субсчета:

50/1 – касса предприятия;
50/2 – операционная касса организации (банк, транспортное предприятие и другие);
50/3 – реализация и оприходование денежных документов (марки, векселя, железнодорожные, авиабилеты).

Учет ПКО и РКО происходит в журнале их регистрации, а также в кассовых книгах:

В журнал вписываются их порядковые номера после того, как на них поставит свою подпись главный бухгалтер или директор. Он должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
Кассовая книга - это общая финансовая ведомость, где расписываются все операции за день (отчетный период). Главным требованием к ней является указание остатка в кассе на конец рабочего дня. Если никаких операций не проводилось, тогда остатком будет сумма, выведенная за прошлый отчетный период.

Также существуют ведомости о выдаче финансовых средств. Они должны содержать такие обязательные реквизиты, как анкетные данные лица, которому положены выплаты, информацию о начисленных средствах, уплаченных с них налогов и других обязательных платежей, включая алименты и иные взыскиваемые по решению суда деньги. Должна указываться и итоговая сумма, подлежащая выдаче на руки.

Типичные проводки по кассовым операциям представлены в следующей таблице:

Учет кассовых операций строго регламентируется действующим законодательством и не терпит халатного отношения. При выявлении нарушений субъект предпринимательской деятельности ожидают штрафные санкции со стороны налоговой инспекции.

Бухгалтерский учет кассовых операций 2017

В практике отечественного предпринимательства широкое распространение получили расчеты с использованием наличности. Обширное применение такого инструмента обуславливается его удобством и универсальностью. Но нужно учитывать, что использование наличных денег не должно нарушать нормы российского права, в том числе и об обязанности по учету кассовых операций.

Нормативное регулирование кассовых операций

Сфера применения наличных расчетов строго регламентирована Центробанком России в Указаниях № 3073-У. Так, наиболее часто организации могут использовать деньги из кассы на заработную плату, выдачу под отчет, расчеты с партнерами, получение и внесение денег на соответствующий счет и так далее. На цели, не указанные Банком России, наличные денежные средства компании направлять не могут.

При любом использовании наличных денег соответствующее предприятие обязано неукоснительно соблюдать и иной нормативный акт Центробанка Российской Федерации, которым являются Указания № 3210-У (далее - Указания). Поименованный нормативный документ содержит исчерпывающий перечень процедур, необходимых для правильного ведения кассовой дисциплины компании.

Лимиты кассы

Для того, чтобы начать осуществление наличных расчетов, соответствующее предприятие должно обзавестись кассой. В данном случае имеются в виду не ККМ или ККТ, а помещение и организация работы. Игнорирование предприятием описанной обязанности будет расценено контролирующими инстанциями в качестве нарушения кассовой дисциплины, а компания, совершившая названный проступок, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа, размер которого установлен КоАП России.

Стоит отметить, что без надлежащей организации работы с наличными деньгами правильный учет кассовых операций невозможен.

Для исполнения предписаний Центробанка РФ компании, использующие наличность и оставляющие ее в кассе, должны рассчитать лимиты на остаток денег. От такой обязанности освобождаются предприниматели и малые предприятия.

Необходимо обратить внимание на отсутствие обязательности установления лимитов каждым предприятием, использующим в своей деятельности наличность. Расчет максимального размера остатка денег в кассе позволяет юридическому лицу не сдавать средства, вписывающиеся в расчетные рамки, в банк. Если же компания не рассчитала лимит, то он считается равным нулю и по окончании рабочего дня наличных денег у предприятия быть не должно.

Для правильного учета кассовых операций предприятие при определении лимита должно использовать формулы, разработанные Центробанком Российской Федерации. Поименованные алгоритмы отражены в приложении к Указаниям ЦБ РФ. В расчетах следует использовать фактические показатели каждого предприятия. Для законного увеличения лимита компаниям целесообразно брать максимальные значения показателей, используемых в расчете.

Важно отметить, что компания не имеет права применять лимит, установленный произвольно. Если расчет производится предприятием, созданным недавно и не имеющим необходимой статистики, то при определении лимита следует использовать планируемые значения.

Введение разработанного лимита в действие осуществляется через издание генеральным директором предприятия соответствующего приказа. Форма такого документа не утверждена, и специальные требования к ней не предъявляются. Поэтому каждая компания издает соответствующий приказ в произвольной форме. Обязательными к включению в такой документ являются сами размеры максимальных сумм наличности, период действия лимитов и их расчет. Компании, имеющие в своем составе обособленные подразделения, которые территориально удалены от головной организации, при расчете лимитов должны учитывать свои структуры. В этом случае определяющее значение имеет адресат, куда сдаются наличные деньги.

Если наличные средства поступают в кассу головной компании, то лимиты рассчитываются с учетом доли соответствующего подразделения.

Иная ситуация возникает, когда обособленная структура сдает деньги в банк самостоятельно. В этом случае следует устанавливать самостоятельные лимиты для каждого такого подразделения. Из сказанного выше следует, что правильный бухгалтерский учет кассовых операций невозможен без установления лимитов на остаток наличных. Это применяется в случаях, когда предприятие накапливает денежные средства по окончании рабочего дня.

Кассовые операции

По общему правилу действия предприятий, связанные с приемом или выдачей наличных денег, являются кассовыми операциями. Их участником может быть любое лицо, отвечающее признакам дееспособности и правоспособности.

Для единообразного оформления движения наличных денег Госкомстат России Постановлением № 88 разработал и утвердил унифицированные формы документов. Утвержденные бланки применяются субъектами для наличных расчетов и используются при учете кассовых операций. Их заполнение является обязательным. Составление документов по иным формам свидетельствует о нарушении кассовой дисциплины и наказывается штрафом.

Основной документацией по бухгалтерскому учету кассовых операций, необходимой для правильного оформления операций с наличными деньгами, является:

Расходный кассовый ордер;
приходный кассовый ордер;
кассовая книга;
расчетно-платежная ведомость.

Любые движения наличных денег в кассе компании обязательно оформляются расходным или приходным ордерами. Такие документы подписываются бухгалтером и кассиром, при этом операции с наличными деньгами проводятся последним.

Генеральный директор вправе оформлять РКО и ПКО. Условием легитимности такого заполнения является осуществление операций с наличностью руководителем.

Важно помнить, что сотрудники, прямо не названные Центробанком России, лишены права совершать кассовые операции и составлять соответствующие документы. Ответственному работнику обязательно передаются печати и штампы, а также вручаются образцы подписей сотрудников, уполномоченных на подписание РКО и ПКО. Им разъясняются права и обязанности под личную подпись.

Еще одним необходимым документом является кассовая книга. Порядок ее заполнения и ведения подробно описан в нормативных актах России.

Все записи в кассовой книге должны быть подкреплены РКО и ПКО. По окончании смены кассир сверяет данные в форме № КО-4 со сведениями, указанными в ордерах. По итогам таких действий определяется остаток наличных денег.

Средства сверх лимита зачисляются на расчетный счет.

Если происходит выдача заработной платы работникам или стипендий, то необходимо заполнять и вести расчетно-платежную ведомость. Сведения в названном документе должны соответствовать данным кассовой книги и РКО.

При заполнении и оформлении кассовой книги или расчетно-платежной ведомости необходимо руководствоваться приказом Министерства финансов Российской Федерации № 52н, которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению форм первичных учетных документов.

Все документы по операциям с наличными деньгами могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для последнего способа необходимы электронная подпись и обеспеченность компании специальными техническими средствами.

Независимо от способа ведения документов в них не допускается наличие ошибок или неточностей. Документы должны быть заполнены аккуратно и разборчиво.

Следует отметить, что, помимо учета движения наличных денег, предприятия обязаны надлежащим образом осуществлять оформление операций с денежными документами с внесением в соответствующие формы отметки «фондовый».

Бухгалтерский учет кассовых операций

Министерство финансов Российской Федерации издало приказ № 94н, которым утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.

Указанным выше Планом счетов введен счет 50 «Касса».

Вышеназванный счет предназначен для ведения бухгалтерского учета кассовых операций с денежными средствами в кассах компаний.

Раздел 5 Инструкции по применению Плана счетов допускает право компаний открыть к счету 50 субсчета 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы».

Следует отметить, что субсчет 50-1 «Касса организации» используется для учета движения наличных денежных средств по кассе компании. При ведении операций с иностранной валютой необходимо открывать отдельные субсчета к счету 50 для обособленного бухгалтерского учета кассовых операций по каждой иностранной валюте.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» применяется для учета движения денег в кассах товарных контор, билетных кассах, кассах вокзалов, отделений связи и т.д.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» применяется для учета документов, которые являются денежными: оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и т.п. Характерным признаком таких документов является их стоимостная оценка. Они должны быть приобретены компанией и храниться у нее же.

Для правильного отражения операций по кассе в бухгалтерском учете следует помнить, что по дебету счета 50 учитывается наличность, поступающая в кассу компании.

Средства, выдаваемые из кассы компании, отражаются на кредите счета 50.

В случае получения компанией в свою кассу наличных денежных средств оформлять такое движение необходимо следующим образом:

Получение компанией наличности в банке, в котором находится расчетный счет компании, оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 51 «Расчетный счет»;
возврат лицом, получившим подотчетные деньги, денежных сумм, по которым не предоставлен отчет (неизрасходованных денежных средств), оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
оплата покупателями товаров или услуг оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

В случае выдачи компанией наличных денежных средств из кассы оформлять такое движение необходимо следующим образом:

Выплата компанией своим работникам заработной платы, осуществляемая путем выдачи наличных денег из кассы компании, в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», которому корреспондирует кредит счета 50 «Касса»;
выдача подотчетному лицу наличных денег из кассы компании оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», которому корреспондирует кредит счета 50 «Касса»;
внесение компанией наличных в банк, в котором находится расчетный счет компании, оформляется по дебету счета 51 «Расчетный счет», которому корреспондирует кредит счета 50 «Касса»;
оплата приобретенных товаров или услуг оформляется по дебету счета 62 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», которому корреспондирует кредит счета 50 «Касса».

Вместо заключения следует отметить, что в силу предписания норм отечественного законодательства компании, использующие в своей деятельности наличные денежные средства, обязаны:

Обеспечивать правильное отражение в бухгалтерском учете кассовых операций;
неукоснительно соблюдать законодательство РФ и кассовую дисциплину;
не допускать оформления документов по учету движения наличности с ошибками или помарками.

В случае игнорирования компаниями вышеизложенных требований законодательства Российской Федерации высока вероятность их привлечения к ответственности, предусмотренной нормами отечественного права. Так, на компанию может быть наложен штраф до 50000 рублей за каждый случай нарушения кассовой дисциплины. Названная санкция прямо следует из содержания статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях России.

Аудит кассовых операций в 2017 году

Аудит кассовых операций является одним из элементов системы контрольных мероприятий в организации. Так подтверждается соответствие данных учета фактическому положению вещей, соблюдение всех требований законодательства, а также обеспечивается сохранность денежных средств компании, пресекаются попытки злоупотреблений.

Наиболее часто применяемым методом контроля учета наличности выступает проверка кассы и кассовых операций. Ее осуществляют назначенные для этого сотрудники - как правило, бухгалтер или кассир. Существенные объемы наличного оборота предполагают более высокий риск некорректного отражения операций, ошибок в вычислениях, а порою и просто злоупотреблений со стороны ответственного сотрудника. В связи с этим в больших организациях предъявляются наиболее жесткие требования к обеспечению законности операций, связанных с движением денежных средств, кроме того, издаются локальные акты правила, которые должны неукоснительно соблюдаться.

При упоминании ревизии кассовых операций подразумевают не какой-то отдельный элемент, а перечень связанных процедур. Ревизия может быть запланированной или неожиданной. Она осуществляется как специально созданными группами внутри компании, так и внешними проверяющими.

Бывает, что у собственника или высшего менеджмента возникают сомнения в благонадежности ответственных за осуществление операций с наличными лиц, и тогда они привлекают для проверок внешних аудиторов или специалистов. Кроме того, для некоторых организаций, в частности для размещающих ценные бумаги на открытом рынке, аудит обязателен, а аудит кассовых операций является его составным элементом.

Механизм проведения аудита кассового учета в 2017 году

Необходимость аудита кассовых операций в рамках обязательной проверки обусловлена потребностью в оценке корректности указания данных в поле 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты» формы № 1 бухгалтерской отчетности. В 2017 году аудит кассовых операций будет проводиться в отношении данных за 2016 год.

Оцениваемая строка баланса приводит фактический остаток денежных средств фирмы на конец периода. Чем выше данная величина, тем более широкий перечень мероприятий придется провести проверяющим в рамках аудиторской проверки кассовых операций. Для оценки указанного размера остатка и его роли в положении компании применяется специализированный механизм расчета, его принято именовать существенностью.

В составе аудита кассовых операций также оцениваются:

Правильность ведения операций с наличностью;
правильность применения кассовой техники;
соблюдение лимита остатков средств в кассе организации;
соблюдение предельного объема средств для расчетов наличностью.

До начала процедуры аудита кассовых операций изучается политика в области учета наличности в компании, локальные нормативные акты внутри организации. Подобным образом обследуются действующие в организации принципы кассового учета.

Не последнее место в ходе аудита кассовых операций занимает проверка на соблюдение положений закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов…» № 115-ФЗ, а также мер по предупреждению коррупции (ст. 13.3 закона «О противодействии коррупции» № 273-ФЗ).

Специфические методы при проверке кассовых операций

Основной задачей контролера при аудите кассовых операций является определение того, насколько верно отражен в балансе остаток по счету 50, не закрались ли ошибки в расчет данного показателя. В ходе мониторинга данного счета проверяются все операции, основания для их проведения, выявляются неверно сделанные проводки. Помимо этого, когда проводится аудит кассовых операций, осуществляется скрупулезная оценка обоснованности каждой операции с наличностью. Чаще всего в ходе аудита кассовых операций анализируется отчет о движении денежных средств.

Кроме того, аудит кассовых операций предполагает детальную поверку первичных документов. Если аудит кассовых операций выявит ошибочно составленные документы, их результаты могут быть определены как незаконные. При этом содержащаяся в них информация не должна противоречить сумме итоговой отчетности.

Выявленные в результате аудита учета кассовых операций расхождения в обязательном порядке находят свое отражение в итоговом заключении и пояснительной записке для собственников компании. Именно таким образом должен проводиться аудит кассовых операций 2017 года.

Аудиторская проверка кассовых операций может осуществляться как по решению владельцев компании, так и вследствие наличия законодательной обязанности ее проведения. В процессе аудита кассы и кассовых операций предполагается контроль осуществленных действий с наличностью, полное соответствие их требованиям закона, порядка работы с ККТ. В ходе контроля кассовых операций могут быть выявлены ошибки, которые обязательно должны найти место в аудиторском заключении и пояснительной записке от проверяющих.