Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по унифицированной форме Т-12 требуется для фиксирования и учета времени, отработанного персоналом и расчета ему зарплаты. Составлять табель нужно по указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вы не обязаны применять унифицированную форму Т-12, разработать бланк для учета времени вы имеете право самостоятельно, но готовый использовать проще.
Образец заполнения унифицированной формы Т-12
Унифицированная форма Т-12 содержит два раздела:
- Учет рабочего времени;
- Расчет с персоналом по оплате труда.
В табеле прописывается все отработанное и неотработанное сотрудником рабочее время в часах/минутах. Вы можете заполнить табель, используя один из следующих способов:
- Заполнение в табеле явок и неявок на работу. При этом в графе 4 в день, когда сотрудник, например, работал сверхурочно (в выходной день), необходимо указать нормальную длительность времени работы и время работы сверхурочно в одной ячейке через косую черту или в скобках. Для этого в верхней ячейке вы пишете – «Я/С», а в нижней – «8/3», где «8» – это нормальная длительность рабочего дня, которая установлена работнику и отработана им, а «3» – то, что отработано сверхурочно.
Кроме того, вы можете внести в графу 4 дополнительные строки напротив фамилии и инициалов сотрудника для того, чтобы отобразить там часы сверхурочной работы. Обратите внимание, чтобы дополнить в строки, вам не нужно издавать приказ об изменении реквизитов форм.
- Фиксация в табеле только отклонений от нормальной продолжительности, то есть неявок, часов, отработанных сверхурочно и т.п. В таком случае в день, когда у сотрудника была сверхурочная работа, в верхних строках графы 4 нужно отмечать буквенный код «С». Под данным кодом, в нижних строках следует указывать длительность сверхурочной работы.
В графах 5 и 7 требуется отразить количество отработанных часов за половину месяца (первую и вторую). В конце месяца в табеле вам необходимо заполнить:
- графу 8, указав в ней общее количество дней, которое работник отработал за месяц; графу 9, где отметить общее количество часов, отработанных сотрудником за месяц с учетом сверхурочных часов;
- графы 10, 11 и 12. В них отдельно показываются отработанные за месяц часы сверхурочной работы;
- графу 14, – она для общего количества всех неявок работника за месяц (часов (дней));
- в графах 15 и 16 проставить код причины неявки и сумму дней/часов неявок сотрудника;
- графу 17, где суммируются все выходные и праздничные дни за месяц.
Если в компании учет отработанного времени и расчет зарплаты ведется по отдельности, то раздел 2 табеля можно не заполнять. В таком случае раздел 1 табеля будет применяться как отдельный самостоятельный документ (см. образец заполнения).
Табель по форме Т-12 оформляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам в компании. За его составление отвечает ответственное лицо – например, работник отдела кадров. Документ по итогу подписывает руководитель подразделения или компании и работник отдела кадров, после чего заполненный табель отправляется в бухгалтерию.
Образец заполнения унифицированной формы Т-12.
Рассмотрим в статье, что представляет собой табель рабочего времени, какие формы используются. Правила заполнения табеля, пример заполнения. Выявим основные трудности при заполнении табеля, которые могут привести к ошибкам при расчете заработной платы.
Табель учета рабочего времени – это документ, который отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и .
Все организации обязаны вести табель учета рабочего времени.
Для учета рабочего времени существуют две унифицированный формы Т-12 и Т-13, утвержденные Госкомстатом России.
Форму Т-12 применяется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Поэтому, в небольших фирмах, когда бухгалтер ведет еще и кадровую часть, используют данную форму Т-12.
Когда необходима информация только о количестве отработанных часов и неявок, то используют либо первую часть формы Т-12 либо форму Т-13.
Для учета рабочего времени можно применять любую форму.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет кадровик, если на предприятии отсутствует отдел кадров, тогда табель ведет сотрудник бухгалтерии.
При заполнении табеля не забываем указывать наименование организации и структурного подразделения.
Обязательно должны быть заполнены «Номер документа» и «Дата составления»
В ячейке «Отчетный период» проставляем начало и конец месяца, за который ведется табель.
– порядковый номер;
– фамилию, инициалы, должность (специальность или профессию);
– табельный номер;
– отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
В верхней строке таблицы ставится буквенный или цифровой код рабочего времени по каждому дню месяца (явка, командировка, и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Например, если сотрудник 3 июля 2014 год отработал полностью смену, то в табеле за июль в ячейке с числом 3 напротив фамилии сотрудника проставляется код “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день сотрудник заболел, то необходимо поставить “Б”, а так как рабочих часов у него не было, нижняя ячейка не заполняется или проставляется 0.
– промежуточные и итоговые результаты;
– при наличии неявок проставляются отметки о неявках по причинам.
В конце табеля обязательно проверяем, чтобы была подпись лица, ответственного за заполнение табеля рабочего времени, а также подпись руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.
Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени
| Вид рабочего времени | Буквенный код | Цифровой код |
| Рабочий день | Я | 01 |
| Служебная командировка | К | 06 |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Р | 14 | |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| В | 26 | |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
Нестандартные ситуации при заполнении табеля
1. Работник заболел во время отпуска.
После отпуска работник вышел на работу и предоставил больничный лист на период заболевания. В табеле вместо отпуска (ОТ) проставляется код временной нетрудоспособности (Б) с первого дня болезни, а сам отпуск продляется на период заболевания.
Бывают случаи, когда сотрудник продолжает болеть и после окончания отпуска, предупредив работодателя. Так как слова работника не являются основанием заполнения табеля учета рабочего времени, поэтому после отпуска ставим неявки по невыясненным причинам (НН). После предоставления работником больничного – исправляем период на код Б.
2. У работника в период отпуска были праздничные дни.
Работник, например, с 1 по 29 июня 2014 года был в отпуске. В табеле учета рабочего времени основной период отпуска проставляем код ОТ, при этом 12 июня отмечаем кодом В (нерабочий праздничный день), так как данный день не входит в период оплачиваемого отпуска.
Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).
Форма Т-12
Форма Т-13
Форма ОКУД 0504421
Как фиксировать отработанное время
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.
В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год
При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.
Образец заполнения формы ОКУД 0504421
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.
Образец приказа о назначении ответственного
Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год
Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Учет и налоги
Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.
Табель учета рабочего времени 2019 скачать бланк в excel бесплатно Т-12, Т-13
08.01.2019
Унифицированные формы табеля № Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и № Т-13 " Табель учета рабочего времени" утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Являются унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда ).
Начало действия постановления: 03.04.2004.
Государственные учреждения (казенные, бюджетные, автономные) используют форму табеля по ОКУД 0504421 " Т абель учета использования рабочего времени" утвержденную приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указания по их применению" , в редакции Приказа Минфина России от 16.11.2016 № 209н и от 17.11.2017 № 194н.
Касательно форм Т-12 и Т-13 (продолжение):
Согласно информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12)
Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)
Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;
в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.
Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.
Табель учета отработанного времени является не просто документом с фиксацией рабочих часов, но и основанием для начисления зарплаты, размер которой зависит от буквенного обозначения того или иного периода.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Также именно табель является документом, в котором, по сути, отражается вся трудовая жизнь коллектива - от и отпусков до сверхурочных и . Именно поэтому так важно знать, как правильно его заполнить, чтобы не нарушить ни нормы закона, ни права тружеников.
Что это за документ?
Согласно норм, закрепленных в ст.91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет отработанных часов на каждого сотрудника, а также учет всех периодов, в течение которых за работником сохранялось его рабочее место. И на основании п.2 Постановления Госкомстата №1 учет обязаны вести во всех учреждениях независимо от формы собственности посредством заполнения установленной формы табеля.
Табель, является унифицированной формой первичной учетной документации, бланк которого утвержден законом, а именно тем же Постановлением Госкомстата № 1.
Оговоренный документ предназначен для фиксации всех видов труда и отдыха, а также иных периодов на основании распорядительных документов и с момента трудоустройства работника.
Зачем нужен?
Прежде всего, табель учета предназначен для ежедневной фиксации присутствия либо отсутствия сотрудников на рабочих местах, а также ежемесячного суммирования отработанного времени, в соответствии с которым уже и рассчитывается за расчетный период. Ведь сотрудники не только отрабатывают положенное количество часов каждую смену, но и направляются в командировки, болеют, используют как , так и .
Также работники могут быть привлечены к работе в законный выходной либо отработать сверхурочно, могут быть отстранены от работы либо переведены на , что приведет к изменению количества установленной нормы рабочих часов, которую нужно отразить для правильного .
Если за фактически отработанные часы оплата исчисляется в соответствии с окладной системой либо почасовой, то для оплаты отпусков и больничных предусмотрен уже . А в табеле как раз и отражаются все периоды путем применения буквенного обозначения и количества отработанных часов для фактического исчисления оплаты труда и нормы выработки.
Форма и их различие
Табель учета представляет собой табличный вариант учета с графами, соответствующими дням месяца и суммированием отработанного количества часов из расчета на списочную численность коллектива. Оговоренный документ содержит 17 или 13 вертикальных граф, а горизонтальные предназначены для каждого работника с указанием его фамилии и инициалов, должности и табельного номера, присваиваемого при трудоустройстве.
Как правило, табель ведется на каждый отдел либо цех отдельно, ведь при огромном штате произвести учет именно по отдельно взятым структурным подразделениям проще, учитывая, что специалист, ответственный за ведение табеля, ознакомлен со всеми , больничных либо иных ситуациях, которые должны быть отражены в табеле.
В настоящий момент Постановлением Госкомстата №1 утверждено 2 формы табеля, а именно:
- Т-12;
- Т-13.
Две эти таблицы имеют мало различий, но вот порядок их заполнения отличается.
Форма Т-12 предназначена для ведения вручную, а форма Т-13 предусматривает возможность внесения данных в электронном виде с последующим расчетом оплаты труда сразу же, в то время как в Т-12 отражение начислений производиться в других документах.
Т-12
Табель формы Т-12, как правило, имеет 17 утвержденных вертикальных граф, предназначенных для:
- отметки явки на рабочее место каждого работника;
- отсутствия на рабочем месте в соответствии с буквенным кодом;
- количества отработанных часов за первую и вторую половину месяца с итоговой суммой;
- количества отработанных дней за месяц;
- количества дней не явки на предприятие с указанием кода и часов;
- количества выходных либо праздничных.
Табель Т-12 ведется вручную и заполняется ответственным лицом ежедневно, а за два дня до окончания расчетного периода сдается на проверку в бухгалтерию для перепроверки данных и начисления зарплаты.
Т-13
Табель формы Т-13 имеет 13 вертикальных граф, предназначенных помимо вышеперечисленных для внесения данных о начислении оплаты труда, а именно:
- кода оплаты;
- корреспондирующего счета в соответствии с количеством отработанных часов и видом кодировки отсутствия на рабочем месте.
Документ формы Т-13 ведется в электронном виде, как правило, в формате Эксель с использованием специальных программ, которые осуществляют расчет автоматически. К оговоренной форме имеет доступ несколько сотрудников, которые внесением и подсчетом итогов и занимаются.
Как заполнять табель учета рабочего времени?
Табель учета ведется ежедневно. Как правило, данные вносятся после наряда, по результатам проверки наличия работников на рабочих местах и на основании приказов, которые подтверждают законное основание отсутствия либо уважительность причины. В середине месяца табель передается в бухгалтерию для сверки данных для , но затем оговоренный документ возвращается исполнителю для последующей фиксации данных.
В последний день месяца табель закрывается, выводятся все итоговые суммы - количество рабочих дней в месяце, отработанные часы и иные данные - и табель передается в бухгалтерию для начисления оплаты за месяц. Однако в силу того, что на основании ст.136 ТК РФ отчетным периодом для начисления оплаты труда может являться не 1-е и 31-е соответственно, а, допустим, 5-е и 25-е, табель сдается именно в оговоренные числа, но это в идеале.
Для того чтобы начислить зарплату сотрудникам при небольшом штате, бухгалтерии требуется как минимум один рабочий день, а если предприятие обладает большим штатом и определенной спецификой, подразумевающей доплаты и надбавки, времени для расчетов нужно больше.
Поэтому табели учета отработанных часов передаются в бухгалтерию раньше - как минимум на несколько рабочих дней с указанием данных, которые еще не имели место.
Такой способ внесения отработанных часов на перед в ряде случаев приводит к некоторым сложностям. В частности, работник может заболеть либо попросить 1 день административного отпуска в случае возникновения семейных проблем, требующих срочного решения. А ведь зарплата уже начислена, и на основании табеля, в который внесены такие данные.
В подобной ситуации предусмотрена отдельная процедура, которая подразумевает внесение изменений в расчеты на основании корректирующего табеля, к которому прикладывается пояснительная записка с обоснованием корректировки и последующего с приложением копий листа нетрудоспособности либо приказа об административном отпуске.
Общие правила ведения
Как правило, табель имеет несколько страниц:
- На первой предусмотрены графы для внесения общих данных в частности, наименования предприятия, которое должно полностью соответствовать учредительным документам, затем указывается название структурного подраздела, номер документа, фактическая дата составления и период отчетности.
- На второй и третьей страницы предусмотрена таблица для внесения данных об отработанных часах работниками находящимися в штате. Данные о каждом из работников переносятся в табель из личной карточки во избежание ошибок, а также указывается табельный номер, который присваивается каждому труженику при трудоустройстве.
- И четвертая страница предназначена для расчета оплаты труда, которая заполняется уже бухгалтерией после получения табеля в конце отчетного периода.
Инструкция по заполнению
Учитывая, что с 2013 года условные обозначения, утвержденные Постановлением Госкомстата №1, носят рекомендательный характер, каждый работодатель волен разработать упрощенный бланк табеля с учетом особенностей специфики предприятия, таким образом исключив часть оснований для буквенного учета, который на предприятии не присутствует.
А так как для правильного заполнения табеля помимо буквенного кода существует еще ряд правил заполнения оговоренного документа, желательно создать еще и Положение либо Инструкцию с освещением всех нюансов и оснований для внесения тех или иных данных.
Кто подписывает?
Табель учета имеет несколько строк в конце таблиц для подписей сего документа ответственными лицами, которые заполняют табель и отвечают за достоверность отраженных данных.
В частности, должны быть подписи начальника отдела, работника кадров и лица, которое табель и ведет.
А так как на крупных предприятиях, производить учет отработанного времени нескольким работникам достаточно сложно, вводиться специальная штатная единица табельщика либо нормировщика, который знает, как вести табель и какие нюансы должны быть учтены.
Обозначения
Нормы Приказа Госкомстата № 1, которыми были утверждены буквенные обозначения до 2013 года являлись обязательными для соблюдения всеми предприятиями, однако после оговоренной даты сии правила были отнесены к рекомендательным. А так как долгие годы условными обозначениями пользовались и оценили их удобство и объективность, все осталось по-прежнему.
В оговоренном нормативном акте предусмотрен раздел, утверждающий буквенный код для каждого основания присутствия либо отсутствия сотрудников на предприятии.
Так, в рабочий день на каждого сотрудника ставится код: «Я», а под ним указывается количество отработанных часов. Если же работник пребывает в законном отпуске, проставляется: «ОТ» и нулевые часы, так как сотрудник фактически отсутствует.
А учитывая, что оснований для отсутствия либо исполнения обязанностей в особых условиях на предприятии достаточно много разработана специальная таблица, предусматривающая буквенный код состоящий из 36 наименований всех случаев, оговоренных в ТК РФ или иных нормативных актах.
Образец заполнения на 2019 год
К примеру, заполнение табеля за рабочую неделю будет выглядеть следующим образом:
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Я | Я | К | Я | Я | В | В |
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 0 | 0 |
Скачать заполненный бланк табеля с условными обозначениями можно на нашем сайте:
Особенности оформления
Учитывая, особенности труда на каждом предприятии, табулирование рабочего времени в разрезе различных ситуаций имеют следующий порядок отражения.
Ночные часы
В соответствии со ст.96 ТК РФ работой в ночные часы считается период с 10 вечера до 6 утра.
Следовательно, если работник имеет 12- часовую смену и приступает к работе в 8 вечера, в табеле сей период отражается так:
| Ф.И.О. | 12.09.2016 | 13.09.2016 |
| Сомов П.Б., сторож | Я | Я |
| 2 | 2 | |
| Н | Н | |
| 2 | 6 |
Сверхурочная работа
Дни отсутствия работника в связи с выполнением служебного задания в табеле имеют буквенный код – К, часы же выставляются, в соответствии со сменой, то есть 8. Если дни командировки совпадают с выходными днями, в табеле вместо кода «В» проставляется код «К» и часы пребывания в командировке.
Отпуск
Правовые основы отпусков оговорены в главе № 19 ТК РФ, в соответствии с которой предусмотрены следующие виды отпусков с буквенным обозначением в табеле:
- основной отпуск – ОТ;
- все виды – ОД;
- ученический отпуск с оплатой – У;
- ученический отпуск без оплаты – УД;
- – ОЖ;
- административный отпуск – ДО;
- льготный административный отпуск – ДБ.
Учитывая, что в период нахождения в отпуске любого вида сотрудник не работает, часы в табеле указываются нулевые.
Отсутствие работника по неизвестной причине
В ряде случае работник может отсутствовать на предприятии по не выясненным причинам, либо в связи с обстоятельствами, которые не подтверждены документально.
К примеру, при заболевании больничный выдается только после выздоровления, а это как минимум 5 дней. Без больничного всего лишь на основании звонка сотрудника указать, что работник болеет нельзя, ведь существует вероятность, что больничный не будет предоставлен либо будет неоплачиваемым.
Также работник может исполнять государственные либо общественные обязанности, которые будут подтверждены документально уже по окончании работы. И сотрудник просто может не выйти на работу в связи с семейными проблемами, но не позвонить.
В подобной ситуации в табеле указывается код «НН» и часы труда указываются нулевые.
Работа в дни болезни
В порядке норм, изложенных в ст.76 ТК РФ, руководитель компании обязан отстранить труженика от работы при наличии медицинских противопоказаний. То есть если работнику был оформлен больничный лист, привлекать его к выполнению непосредственных обязанностей запрещено законом. Однако по производственной необходимости при негласном согласии руководства сотрудников все же отзывают из больничного в нарушении норм закона, компенсируя подобный труд предоставлением негласных и оплачиваемых отгулов.
Официально же в табеле факт присутствия труженика на рабочем месте в табеле не отмечается, так как подобные действия являются прямым нарушением законодательства и, следовательно, документировать нарушения никто не будет во избежание штрафных санкций.
Поэтому независимо от того пребывает ли работник в больнице или на предприятии при наличии больничного листа в табеле проставляется код «Б». В случае если в соответствии с законом, а именно ст.9 ФЗ №255 пособие сотруднику не положено, в табеле ставится отметка: «Т».
Отстранение от работы
Отстранить от работы работника могут по многим причинам, которые оговорены в ст.76 ТК РФ, однако если отстранение произошло по вине работника и оплата за сей период не предусмотрена, в табеле отражается код: «НБ».
Если же причиной отстранения являлась вина работодателя и сотрудник в порядке закона имеет право на оплату за сей день, указывается код «НО».
Простой
В силу экономических проблем на предприятиях присутствуют не только периоды непрерывного труда, но и простои, которые в порядке ст.157 ТК РФ подлежат оплате, но в размере зависящем от некоторых обстоятельств.
В частности:
- простой по вине руководства оплачивается в размере 2\3 среднего дневного заработка и имеет буквенный код – РП;
- простой по вине работника не оплачивается и кодируется как «ВП»;
- простой по независящим от сторон обстоятельствам оплачивается в размере 2\3 оклада и отражается как «НП».
Однако, учитывая, что даже при простое работники могут находиться на предприятии по распоряжению руководства, часы труда все же отмечаются в соответствии с нахождением на территории учреждения.
Донорство
Порядок забора крови, а также предоставляемые в связи с донорством льготы регламентируются нормами ст.186 ТК РФ в соответствии с которыми за донором сохраняется средний заработок, соответственно в табеле проставляется код «Г», так как сдача крови относится к общественным обязанностям.
В случае если работник в день забора крови выходит на работу, табель заполняется следующим образом:
Прохождение медобследования
На основании ст.185 ТК РФ сотрудник имеет право на средний заработок за день прохождения медицинского обследования, соответственно в табеле сей день отражается кодом «МО».
А так как в утвержденной унифицированной форме Т-12 сей код не значится, руководство предприятия изначально имеет право утвердить данное обозначение в Положении о ведении табеля.
Совместительство
Порядок работы совместителей закреплен в главе 44 ТК РФ, в соответствии с которой утверждены ограничения протяженности труда данной категории тружеников и условия их трудовой деятельности.
Исходя из норм трудового законодательства совместитель является отдельной штатной единицей независимо от того, трудится ли он в порядке или . Следовательно при учете в табеле отработанных часов на совместителя ведется отдельная строка.
Важные нюансы
Как правило, табель заполняется в первой половине дня, отмечая фактическое присутствие либо отсутствие работников на предприятии, а так как режим труда у некоторых из сотрудников может быть разным, для заполнения используются графики смен, чтобы видеть полную картину. Еще одним важным нюансом при заполнении табеля является отсутствие работника по уважительным причинам, но без подтверждающих документов.
К примеру, работник может болеть в течении недели и соответственно отсутствовать на предприятии, а так больничный лист выдается только по окончании лечения, письменных оснований для отметки о болезни еще не будет. В подобной ситуации в табель проставляется отметка об отсутствии с последующим корректированием внесенных данных уже после предоставления листка нетрудоспособности.
Также важным аспектом при заполнении табеля являются распорядительные документы, то есть приказы, в которых отражаются данные об отсутствии работников либо изменениях в графике труда. Именно на основании полученных данных в табель и вносятся те или иные данные в соответствии с буквенным кодом, предусмотренным для различных ситуаций и утвержденным тем же Приказом Госкомстата № 1.
Ответственные лица
Как правило, за заполнение табеля отвечает лицо в основные обязанности которого входит ведение сего документа либо лицо, которому поручен учет отработанного времени на основании приказа по предприятию в порядке расширения зон обслуживания.
Однако помимо ответственного лица, за данные отраженные в табеле несут ответственность еще ряд лиц, в частности начальник структурного подразделения, который подписывает табель и кадровый работник, которые и приказы для отпусков оформляет, и данные сверяет, и подпись свою ставит.
Ответственность за незаполнение или ошибки ведения
В случае, если в табеле произошла ошибка, законом допускается оформление корректировочного табеля, который позволяет отрегулировать разные нюансы, описанные выше, то есть те же больничные или административные отпуска. Но если ошибка допущена в связи с банальной невнимательностью, причем неоднократно, либо в случае негативных последствий, руководство компании вправе применить к нерадивому сотруднику дисциплинарное взыскание, причем выговор можно вменить не только нормировщику, но и всем лицам, которые ответственны за его ведение и проверку отраженных данных.
Если же на предприятии вовсе не ведется табель, и при проверке контролирующими органами сей факт будет обнаружен работодателя ждет штраф:
- за нарушение норм ст.9 ФЗ №402 об обязательном ведении первичного учета и нарушения правил налогообложения в порядке ст.120 НК РФ в размере 10 тыс. рублей;
- за нарушение трудового законодательства, в части не предоставления положенных льгот и гарантий связанных с теми же ночными или сверхурочными работами, которые невозможно отразить без табеля в порядке ст.5.27 КоАП РФ в размере варьирующемся от тридцати до пятидесяти тысяч.
Порядок учета
Даже если на предприятии ведется электронный табель с применением формы Т-13, в распечатанном виде сей документ тоже должен присутствовать, ведь осуществить расчет посредством компьютерных программ достаточно просто, а вот произвести контроль, сравнение отраженных данных и хранение оговоренного документа в электронном виде не всегда удобно.
Также следует учитывать тот факт, что электронные базы данных могут исчезнуть, ведь свет могут отключить или в компьютере появиться вирус. Именно поэтому данные учета всегда надлежит дублировать в двух вариантах рукописном или распечатанном и электронном.
Сколько и где хранится?
В соответствии с п.586 Приказа Минкультуры № 558 табели учета должны храниться в бухгалтерии либо в архивной комнате, так как сей документ является основанием для расчета и начисления оплаты труда, при этом срок хранения табеля составляет 5 лет.
В случае, если на предприятии присутствуют вредные условия, и соответственно работникам начисляются положенные надбавки, табель хранится на протяжении 75 лет в связи с тем что труженикам дано право на получение пенсии досрочно, период которой определяется на основании фактически отработанного времени в определенных условиях за минусом больничных и отпусков, которые как раз и отражаются в документе.
Кому и в каких случаях может потребоваться выписка из документа?
На основании ст.62 ТК РФ каждый сотрудник в период трудовой деятельности либо при увольнении имеет право потребовать копии документов, в которых отражена их деятельность, данная норма распространяется и на табель учета. А так как табель ведется на цех или отдел и с учетом того, что предприятие обязано в соответствии с нормами ФЗ №152 хранить персональные данные и не распространять их без разрешения владельца, оформляется выписка только на одного сотрудника.
Как правило, подобная выписка, может понадобиться для:
- учета периодов труда во вредных условиях;
- при начислении пособия на ребенка для мамы в декрете;
- при увольнении и трудоустройстве на другое предприятие;
- для проверке данных контролирующими органами отдельно взятого сотрудника.
Данная выписка оформляется в порядке норм ст.62 ТК РФ по заявлению работника либо предписания в течении 3 рабочих дней.
Образец выписки
Скачать бланк выписки можно тут:
Табель учета отработанного времени является одним из важнейших документов, так как в нем находит отражение вся трудовая жизнь коллектива от трудовых будней до периодов отдыха.
Именно поэтому к заполнению сего документа нужно относиться очень внимательно, так как на основании табеля работники и зарплату получают, и расчет пенсии осуществляют.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Загрузка...